TATA CARA MENGARSIP KAN SURAT

A.      PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1)   Map Arsip/Folder

   Adalah lipatan kertas atau pelastik tebel untuk menyimpan arsip macam – macam arsip/ folder meliputi :

a)    Stopmap folio ( Map Berdaun )

b)   Snechecter ( Map Berpenjepit )

c)    Brip Odner ( Map Besar Berpenjepit )

d)   Portapel ( Map Bertali )

e)    Hanging Folder ( Map Bergantung )

2)   Sekat Petunjuk / Guide

     Adalah alat yang terbuat dari karton / plastik tebal yang berfungsi sebagai petunjuk,  pembatas atau penyangga deretan folder.

3)   Lemari Arsip / Filling Cabinet

    Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karet / api.

4)   Rak Arsip

    Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukan dalam odner atau kotak arsip.

5)   Kotak / Lemari Kartu / Card Cabinet

    Adalah alat yang digunakan untuk kartu kendali, kartu indeks dan kartu – kartu lain  yang penyimpanan nya tidak boleh sembarangan agar ditemukan kembali.

6)   Berkas Pengingat / Tickler File

    Adalah alat yang digunakan untuk menimpan arsip / kartu – kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.

7)   Kotak Arsip / File Box

   Adalah alat untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukan kedalam folder / map arsip

8)   Rak Sortir

   Adalah alat yang digunakan untuk memisah – misahkan surat yang diterima, diproses, dikirim untuk menggolong – golongkan arsip sebelum disimpan.

B.      TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1.    Horizontal Filling ( Flat Filling )

     Penyimpana  arsip dengan cara arsip dimasukan dalam stopmap atau smailhacter kemudian ditumpukan keatas dalam lemari arsip ( Disusun secara mendatar / Horizontal dari bawah keatas ).

2.    Vertical Filling

     Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukan dalam folder / map arsim kemudian diletakan berdiri / tegak memanjang ( sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan polder / map ) dan disusun dari depan ke belakang.

3.    Lateral Filling

     Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukan  dalam snalhacter atau briep odner kemudian diletakan berdiri dengan punggung didepan.

C.       PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

Ø Meneliti lembar disposisi

Ø Mengindeks atau memberi kode surat

Ø Menyortir atau memisahkan surat sesuai bagian

Ø Menyimpan surat kedalam map ( Folder )

Ø Menata arsip dengan baik sesuai sistem yang di pergunakan

Yaitu :

§  Sistem Abjad (Alfhabetic Filling System )  

§  Sistem Tanggal ( Choronological Filling System )

§  Sistem Wilayah ( Numeric Filling System )

§  Sistem Nomor ( Geographic Filling System )

§  Sistem Subjeck ( Subject Filling System )